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個人情報保護方針

制定 平成24年5月17日
改訂 平成28年10月3日
株式会社保険ひろば
代表取締役 飯田 敏治

1.個人情報保護理念

当社は、株式会社山口フィナンシャルグループの一員として社会に貢献することを目的として、保険代理店としての事業を行っております。
当社の事業は、関係者(お客様、お取引先様、株主様、および従業員)との信頼の上に成り立っていると考えています。
当社は、事業活動をする上で取得するすべての個人情報をより厳正に取り扱うために、役員および従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
当社は、あらかじめ特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。
また当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範および日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」を遵守して個人情報を取り扱います。
なお、この個人情報保護方針における用語の定義は個人情報保護法に準じます。

2.内部管理体制の確立

当社は、個人情報の適切な取り扱いのために以下の事項を実施します。
(1)当社の事業の内容および規模に応じた適切な個人情報の取得、利用および提供に努め、また個人情報の取り扱い方法を定めた内部規定を整備します。
(2)個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正(改善)のための対策を講じます。
(3)「個人情報保護管理責任者」を任命し、内部規定の遵守を徹底します。
(4)役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年1回以上実施します。
(5)内部規定およびその遵守の状況を年1回以上の監査を行い、点検します。
(6)個人情報保護のための内部管理体制を継続的に改善します。

3.個人情報の取得と利用

(1)【利用目的】
当社は、ご本人から書面などで直接お預かりする個人情報については、お預かりする際に明示し同意をいただいた利用目的の範囲内で個人情報を利用させていただきます。それ以外の方法で取得した個人情報についても、別途公表する利用目的の範囲内でのみ利用させていただきます。当社の全般的な利用目的は下記【表1】の通りです。

(2)【ご提供の任意性】 
当社がお客様などご本人に個人情報の提供をお願いした場合、ご本人から当社への個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただけない情報の種類によって、当社からのサービスの一部または全部をご提供できない場合があります。

(3)【自動取得する情報】
当社WEBサイトでは、当社自身のWEBサイトの評価のため、アクセスログを記録しています。なおクッキーは使用しておりません。
自動取得情報も当社の情報セキュリティ関連規定に従い、適切に管理いたします。 

(4)【利用および第三者への提供】
当社は、以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用したり第三者に提供したりいたしません。
①本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合には原則として、機密保持、再提供の禁止、お客様からのお申し出により利用を停止することを契約の条件といたします。
②法令等により開示を求められた場合
③本人または公衆の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5)【委託】 
当社は、業務を円滑に進めるために、外部業者に個人情報の一部または全部の処理を委託することがあります。(この場合、安全管理対策の充実した委託先を選定し、かつ安全管理対策を委託契約において義務付けます)

【 表1 】個人情報の利用目的

お客様

 保険代理店事業に関わるご案内、契約・申込処理、サービスの提供、品質管理、アフターサービス、サービスの改善、電話、電子メール、郵送等各種媒体により、当社事業に関する販売勧奨・アンケート調査を行うこと、および取得時に明示した、または同意いただいた目的のため

 上記目的のために協業する当社パートナーに情報提供するため

    (パートナー、提供データ項目、提供方法の一覧は下記に記載)
株主様

 会社法に基づく権利の行使および義務の履行のため
 株主優待のため

お取引先様
(担当者)
  ・ 業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため
採用応募者
従業員

  採用選考のため
 
その他、従業員情報管理規定に定める目的のため

全般

  個人情報の開示などの求めに対応するため
  当社施設・ネットワークの安全管理のため
  防犯カメラ設置場所においては、防犯のため

当社における個人情報の取扱い
利用目的
(1) 当社で取り扱う保険会社より保険募集業務の委託を受けた各社の損害保険・生命保険の申込受付、お見積もり作成、また電話、電子メール、郵送等各種媒体により、当社のサービスに関する販売勧奨・アンケート調査を行うこと、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の業務遂行のため。
なお、当社に対して保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は以下【表2】に掲げる各社のホームページに記載してあります。

【 表2 】






4. 個人情報に関するお問合せ対応
(1)当社は、当社の保有する個人情報に関し、ご本人(代理人を含む)から開示・訂正・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談および苦情にも対応いたします。ただしデータの削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に 添えない場合があります。
(2)当社の個人情報に関するお問合せおよび苦情は、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。なお回答を本人限定郵便でお送りする場合、手数料として1,000円(税込み)をいただきます。
窓口の受付時間は平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。

担当: 個人情報相談窓口
電話: 0834-34-8550  FAX: 0834-34-9292
メールアドレス: info@hoken-hiroba.com


5.開示対象個人情報について
(1) 当社の「開示対象個人情報」は次のとおりです。

開示の対象となる個人情報の項目
契約内容情報 契約全般の内容など
アンケート情報 氏名、生年月日、性別、年齢、住所、電話番号、メールアドレス
従業員情報

氏名、生年月日、性別、年齢、住所、電話番号、メールアドレス、入社日、退職日、学歴、職歴、資格、扶養状況、口座番号社会保険等

(2)開示等の求めについて
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

〒745-0811 山口県周南市五月町1番38号
株式会社保険ひろば 個人情報保護管理責任者

(3)「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式)等
開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類を同封し上記(2)の宛先までご郵送ください。

個人情報開示・訂正・利用停止申請書

・本人確認のための書類
①個人信用情報(金融・資産・口座番号)、暗証番号、特定の機微な情報
a.「開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入し実印による押印をお願いします。
b.本人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー
c.本人の印鑑証明書
代理人様からの請求の場合には、上記a.b.cに加え、以下の書類の提出をお願いします。
d.委任状(任意様式。ただし本人の署名・実印による押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須)
e.代理人の印鑑証明書
f.代理人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー
②前項以外の情報(基本情報(氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先など)、利用サービス内容・契約条件およびその他の情報 )
a.ご本人からの問合せ(口頭、電話、メール、書面を含む)の場合には、登録電話番号またはメールアドレスへのコールバックにより本人確認をさせていただきます。
b.ご請求に対する回答は口頭または書面で行わせていただきます。
ただし、口頭によるご回答は、ご本人様の同意が得られた場合に限らせていただきます。
代理人様からのご請求は郵便によるものとし、以下の書類の提出を受付条件といたします。
c.「開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入した書類
d.委任状(任意様式。ただし本人の署名・押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須)
e.本人および代理人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー各1通

(4)「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法について
開示に関わる手数料は、書面による通知をする場合は1,000円(消費税を含む)を徴収させていただきます。

(5)「開示等の求め」に対する回答方法について
申請者の申請書記載住所宛に本人限定郵便よってご回答申し上げます。

(6)開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、6か月以内に廃棄させて頂きます。

*「開示対象個人情報」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
・ 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社への登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・ 所定の申請書類に不備があった場合
・ 開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
・ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 他の法令に違反することとなる場合

以上